Если вы не профессиональный планировщик, а вам поручили планирование корпоративной вечеринки, вам следует тщательно учесть все детали. От еды и места нахождения, до программы и оформления, имейте в виду, идеальное мероприятие потребует больших усилий.
Первым делом нужно установить предварительный бюджет: включить туда сумму на питание, развлечение – для этого потребуется ведущий на корпоратив, затраты на аренду помещения или кафе, печать приглашений и любые другие расходы, которые напрямую связаны с проведением мероприятия.Начните, как можно раньше просматривать всевозможные варианты, назначая все необходимые встречи.
1. Обсудите смету затрат на аренду помещения и что входит в эти сборы.
2. Установите период времени, которое планируете занимать арендованное помещение. Учтите, что нужно заранее украсить зал и осуществить все другие необходимые приготовления (накрыть столы и т.д.).
3. Уточните, будет ли еда входить в аренду помещения или потребуется привезти ее с собой (в данном случае потребуется осуществление поиска поставщиков).
4. Определите, кто будет нести ответственность за безопасность мероприятия.
5. Лучший вариант нанять лицензированных бармена и повара, если ваш объект не может обеспечить вас таким персоналом.
6. Выясните, могут ли арендодатели обеспечить всем необходимым инвентарем – тарелки, столы, фужеры и т.д. Если нет, планируйте их покупку.
7. Обговорите список продуктов с выбранным поставщиком и определите сроки поставки. Будет ли это шведский стол или порция на каждого человека отдельно? Питание должно подаваться к столу в несколько этапов, салаты, горячее и десерты.
8. Подпишите все необходимые документы с выбранными поставщиками.
9. Приобретите аксессуары и элементы оформления, чтобы соответствовать вашей теме корпоратива.
10. Создайте и разошлите приглашения через обычную почту или в электронном виде.
11. Составьте контрольный список дел с обусловленными сроками исполнения.
12. Внимательно проверяйте список за неделю до дня Х, чтобы убедиться, что вы ничего не забыли.
13. Найдите человека, который бы мог решать мелкие проблемы, в то время как вы должны оставаться на месте без отрыва проведения корпоратива.